UC Belgium / Mindmover BV (PB Marketing)

Stagiair(e) Event & Project Management UC Belgium is een dynamisch eventagency dat merken en organisaties ondersteunt bij de ontwikkeling en uitvoering van uiteenlopende evenementen in Europa. Van creatieve concepten en productlanceringen tot bedrijfsevenementen, VIP-events en publieksactivaties: wij begeleiden elk project van het eerste idee tot de uiteindelijke realisatie. Om ons team te versterken, zijn we op zoek naar een enthousiaste en ondernemende stagiair(e) Event & Project Management. Jouw profiel We zoeken iemand die enthousiast wordt van evenementen en graag wil ontdekken wat er allemaal achter de schermen gebeurt. Je bent hands-on, neemt initiatief en bent niet bang om verantwoordelijkheid op te nemen. Je herkent jezelf in het volgende profiel: • Je bent georganiseerd en kan verschillende taken en deadlines goed opvolgen. • Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail. • Je bent communicatief sterk en gaat professioneel om met klanten, leveranciers en partners. • Je denkt creatief mee en komt graag met nieuwe ideeën. • Je bent flexibel en begrijpt dat evenementen soms ’s avonds of tijdens het weekend plaatsvinden. • Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken. • Je blijft rustig en oplossingsgericht wanneer er onverwachte situaties ontstaan. • Je hebt een goede kennis van het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een sterk pluspunt. • Je kunt vlot werken met Microsoft Office, in het bijzonder PowerPoint, Word en Excel. • Ervaring met Indesign, Illustrator en Photoshop is van grote meerwaarde. • Je beschikt (bij voorkeur) over een rijbewijs B. Jouw takenpakket Als stagiair(e) draai je mee in het dagelijkse projectteam en krijg je de kans om verschillende fases van een evenement van dichtbij te leren kennen. Afhankelijk van de lopende projecten ondersteun je onder meer bij: • Concept en voorbereiding o Meedenken over creatieve eventconcepten, activaties en guest experiences. o Opzoeken en vergelijken van locaties, leveranciers, cateringpartners en entertainment. o Aanvragen en opvolgen van offertes. o Helpen opmaken van presentaties, moodboards, voorstellen en projectdocumenten. o Voorbereiden en actualiseren van draaiboeken, timings, briefings en checklists. o Ondersteunen bij budgetopvolging en administratieve verwerking. o Helpen beheren van uitnodigingen, inschrijvingen en gastenlijsten. o Voorbereiden van eventmaterialen, signalisatie, badges, goodiebags en decoratie. o Contact onderhouden met leveranciers en partners onder begeleiding van een projectmanager. • Productie en uitvoering o Ondersteunen bij de praktische opbouw en voorbereiding op locatie. o Controleren of materialen, branding en technische voorzieningen correct aanwezig zijn. o Briefen en begeleiden van hosts, crewleden en leveranciers. o Ondersteunen bij hospitality, backstage-organisatie en publieksbegeleiding. o Mee bewaken van de planning en het draaiboek tijdens het evenement. o Snel en praktisch helpen oplossen van onverwachte situaties. o Ondersteunen bij de afbouw en inventarisatie van de gebruikte materialen. • Communicatie en content o Ondersteunen bij de opmaak van uitnodigingen, presentaties en eventcommunicatie. o Meedenken over socialmediacontent voor, tijdens en na evenementen. o Verzamelen en structureren van foto’s, video’s en andere content. • Opvolging na het evenement o Helpen opmaken van evaluaties en debriefings. o … Wat bieden wij? • Een veelzijdige stage binnen een professionele en creatieve eventomgeving. • De kans om mee te werken aan echte projecten voor uiteenlopende klanten en merken. • Begeleiding door ervaren event- en projectmanagers. • Een goede combinatie van creatief, organisatorisch en uitvoerend werk. • Ruimte om initiatief te nemen en eigen ideeën voor te stellen. • Inzicht in het volledige traject van een evenement: van briefing en concept tot productie en evaluatie. • Een dynamische werkomgeving waarin geen enkele dag hetzelfde is. • De mogelijkheid om je professionele netwerk binnen de eventsector uit te bouwen. • Wie zoeken we vooral? We zoeken geen stagiair(e) die alleen wil observeren, maar iemand die graag meewerkt, vragen stelt en initiatief toont. Je krijgt de ruimte om te leren, maar we verwachten ook betrokkenheid, flexibiliteit en verantwoordelijkheidsgevoel. Ben jij enthousiast, leergierig en klaar om samen met ons memorabele evenementen te realiseren? Dan maken we graag kennis met jou. Ons kantoor is gevestigd op volgend adres: UC Belgium, Mijnwerkerslaan 38, 3550 Heusden-Zolder.